A primeira recomendação na aquisição de um equipamento hospitalar é que ele possua as indicações clínicas requeridas ao serviço de saúde em questão. Também é necessário que o equipamento esteja em condições adequadas para uso e atenda as regulamentações sanitárias vigentes sobre desempenho, instalação e manutenção. Para realizar a aquisição do equipamento é fundamental constituir uma equipe técnica e clínica, que fará a análise dos equipamentos existentes no mercado e definirá a melhor tecnologia, conforme a relação custo x benefício. Em seguida, a equipe de engenharia clínica do hospital fará o acompanhamento do recebimento, aceitação das condições de instalação e procedimentos de utilização.

Desde a instalação até a calibração e manutenções realizadas no equipamento, todas as informações devem ser registradas, armazenadas, datadas e assinadas pelo responsável. Este registro permite rastrear os eventos que ocorreram antes ou depois de determinada atividade e servirão para investigar as causas de possíveis problemas decorrentes da utilização.

A calibração é um processo muito importante para assegurar as condições normais de funcionamento do equipamento e tem por objetivo verificar se padrões específicos estão dentro da tolerância determinada. Em algumas situações, a padronização do equipamento é feita no momento da utilização para atender as características clínicas dos pacientes. A periodicidade da calibração garantirá confiabilidade e otimização dos equipamentos além de segurança para o colaborador. Este serviço pode ser feito pelo setor de engenharia clínica do hospital ou por empresas especializadas.

A vida útil de um equipamento hospitalar é influenciada, diretamente, pelo tipo de manutenção realizada. A manutenção preventiva objetiva anteceder o surgimento das falhas e, assim, prolongar a vida útil da tecnologia. É feita por meio de um roteiro elaborado pelo serviço de engenharia clínica do hospital, relacionando as peças dos equipamentos para avaliação da produtividade, segurança e desempenho.